Skjalavistunaráætlun fyrir grunnskólana Reykjavíkurborgar tekur gildi

Þann 1. mars sl. var skrifað undir skjalavistunaráætlun fyrir alla grunnskóla Reykjavíkurborgar og tók hún gildi sama dag. Skjalavistunaráætlunin var unnin í samstarfi Borgarskjalasafns Reykjavíkur og Menntasviðs Reykjavíkurborgar. Hún er hluti af vinnu starfshóps um skjalamál grunnskóla Reykjavíkurborgar.

Skjalavistunaráætlun er grundvallarverkfæri í skjalasafni skjalamyndara og í henni eru upplýsingar um myndun, varðveislu og aðgengi allra skjalaflokka sem verða til við starfsemi hans. Í skjalavistunaráætlun fæst yfirlit yfir ákvarðanir sem hafa verið teknar um hvern skjalaflokk, þau skjöl sem mynda hann og um meðferð og frágang skjalanna. Skjalavistunaráætlun er því niðurstöðuplagg um myndun, aðgengi og varðveislu allra skjalaflokka sem verða til við starfsemi skjalamyndara.

Virk og góð skjalavistunaráætlun leiðir til þess að skjöl sem varðveita á séu geymd skipulega og á öruggan hátt.

Helstu skjalaflokkar grunnskóla skv. áætluninni eru: fundargerðir, bréfa- og málasafn, bókhald, prentað efni, persónumöppur, Mentor, próf og vinna nemanda, ljósmyndir og upptökur.

Skv. áætluninni verða öll skjöl skóla varðveitt í pappírsformi, komið verður upp persónumöppum fyrir skjöl um nemendur og upplýsingar úr Mentor kerfinu verða varðveittar á pappír en kerfið býður enn sem komið er ekki upp á rafræna langtímavarðveislu.

Starfshópur um skjalamál grunnskóla Reykjavíkurborgar vinnur nú að lokagerð málalykils og leiðbeininga um skjalamál. Á næstu vikum mun Menntasvið og Borgarskjalasafn Reykjavíkur standa fyrir sameiginlegum námskeiðum fyrir stjórnendur grunnskóla um skjalamál.