Skil pappírsskjalasafna afhendingarskyldra aðila Reykajvíkurborgar, þ.e. borgarstofnana, embætta og fyrirtækja
Frá og með 1. janúar 2024 afhenda stofnanir og stjórnsýsla Reykjavíkurborgar öll gögn sín til varðveislu til Þjóðskjalasafns Íslands. Reglur og leiðbeiningar um pappírsskil afhendingarskyldra aðila til Þjóðskjalasafns má finna hér.
Stofnanir, embætti og fyrirtæki á vegum Reykjavíkurborgar eru því nú skilaskyld til Þjóðskjalasafns Íslands og er almennt miðað við að skjölum sé skilað þegar þau hafa náð 30 ára aldri, en hægt er að óska eftir að afhenda skjölin fyrr.
Frágangur skjalasafnsins þarf að vera samkvæmt kröfum Þjóðskjalasafns Íslands og að fullu lokið þegar skjöl eru afhent nema um annað sé samið sérstaklega.
Með skjalaafhendingunni þurfa að fylgja margvíslegar upplýsingar um skjölin eða skjalaafhendinguna. Fyrir utan svokallaða geymsluskrá, sem er skrá yfir hin afhentu skjöl, þarf t.d. að fylgja stutt greinargerð um sögu stofnunarinnar. Geymsluskrá skal afhenda bæði á pappír og tölvutæku formi.
Þrír mikilvægustu þættir við frágang og skil skjalasafna eru:
Skráning og frágangur skjala
Skráning og frágangur skjalasafna er mikilvægur þáttur og skipta miklu máli fyrir aðgengi að skjölunum þegar þau eru komin á Þjóðskjalasafn. Ljóst þarf að vera í hvaða skjalaflokka safnið skiptist til að hægt sé að hefja skráningu og frágang til geymslu. Frágangur felst einkum í röðun og frágangi í arkir og kassa. Starfsmenn Þjóðskjalasafns geta komið borgarstofnunum af stað í frágangi skjalaafhendinga. Einnig má hafa samband við Skrifstofu upplýsinga- og skjalastýringar hjá Reykjavíkurborg sem hefur umsjón með skjalastjórn Reykjavíkurborgar, sinnir innri ráðgjöf, þ.e. gefur út leiðbeiningar til starfsmanna, sér um fræðslu til að tryggja góða stjórnsýslu sem og að hefur innra eftirlit með framkvæmd samkvæmt reglum um skjalastjórnun. Skrifstofan ereinnig tengiliður Reykjavíkurborgar við Þjóðskjalasafn Íslands. Í því felst aðstoð og ráðgjöf til stofnana og sviða borgarinnar við gerð málalykla, skjalavistunaráætlana, meðferð skjala og upplýsinga og almenn ráðgjöf um upplýsinga- og skjalahald og fleira. Skrifstofa upplýsinga og skjalastýringar er með netfangið skjalastyring@reykjavik.is.
Grisjun skjala
Grisjun skjala þýðir að skjölum er eytt úr skjalasafni á grundvelli tiltekinna raka. Eldri skjalasöfn eru ekki grisjuð. Þetta á jafnt við um skrifuð sem prentuð skjöl. Með eldri skjalasöfnum er átt við skjöl sem orðið hafa til fyrir 1960. Yngri skjalasöfn sæta frekar grisjun en óheimilt er að grisja nema með skriflegu leyfi Þjóðskjalasafns. Grisjun án heimildar er brot á lögum nr. 66/1985, 7. grein. Þær stofnanir sem hafa gengið frá skriflegri skjalavistunaráætlun sem hlotið hefur samþykki Þjoðskjalasafns hafa heimild til að grisja skv. henni.
Afhending skjala
Áður en skilaskyldur aðili afhendir skjöl til Þjóðskjalasafns skal hafa samband við safnið og ákveða afhendingarferlið og þurfa starfsmenn þess að samþykkja frágang skjala og geymsluskrá, áður en sending fer af stað.
Ef skjöl er send Þjóðskjalasafni illa frágengin, áskilur safnið sér rétt að taka gjald fyrir frágang þeirra.
Nánari leiðbeiningar og eyðublöð er að finna í bæklingi Þjóðskjalasafns Íslands: Afhending skjala og gerð geymsluskrár sem hægt er að sækja sem PDF skjal hér að neðan. Bæklingurinn fæst einnig á skrifstofu Þjóðskjalasafns.
Reglur Þjóðskjalasafns Íslands um afhendingu skjala