Saga Borgarskjalasafns - Við höldum til haga svo úr verði saga

Hinn 13. janúar 1916 var gefin út reglugerð þar sem skrifstofur og stofnanir Reykjavíkurbæjar voru gerðar afhendingarskyldar um skjöl og gögn til Þjóðskjalasafnsins. Var farið svo nákvæmlega eftir henni að nálega öll gögn eldri en frá árinu 1908, þegar borgarstjóri var fyrst kosinn, voru afhent Þjóðskjalasafninu og viðbótarsendingar borgarstjóra fóru þangað á 10 ára fresti árin 1914, 1924, og 1934. Þegar næst hefði átt að senda Þjóðskjalasafninu afhendingarskyld gögn samkvæmt 10 ára reglunni, árið 1944, voru þau orðið mikið safn. Einn galli var þá á gjöf Njarðar. Vegna áhrifa heimsstyrjaldarinnar síðari var Þjóðskjalasafnið í sárum, þar sem verulegur hluti þess hafði verið fluttur út úr bænum sökum þess hættuástands sem skapaðist af hugsanlegum loftárásum þýskra flugvéla og vegna þess, og hve viðbótarsendingin var stór, var erfitt um vik að taka á móti henni. Var því tekið á það ráð að raða upp skjölum bæjarskrifstofanna í húsnæði bæjarins. Voru þau sett í þéttar pakkningar og gengið tryggilega frá þeim ef til brottflutnings kæmi. Þetta verk var unnið á árunum 1942­-1944 af Lárusi Sigurbjörnssyni, starfsmanni bæjarins. Þannig myndaðist fyrsti vísir að sérstöku skjalasafni.

Árið 1942 hafði Árni J.I. Árnason, bókari hjá Gasstöð Reykjavíkur, sent bæjarráði bréf þess efnis að Reykjavíkurbær ætti að stofna minjasafn. Með bréfinu sendi hann gamla vaktaraklukku sem síðast hafði verið notuð um aldamótin 1900. Þegar bærinn keypti svo málverk og teikningar Jóns Helgasonar af dánarbúi hans árið 1945, var þeim komið fyrir hjá skjalasafninu ásamt vaktaraklukkunni þannig að á svipuðum tíma myndaðist þarna einnig minjasafn. Því varð úr að árið 1949 fengu söfnin húsnæði í kjallara hússins að Ingólfsstræti 5 og þau voru flutt þangað úr fyrri geymslum.

Með lögum um héraðsskjalasöfn 29. janúar nr. 7/1947 var sýslunefndum og bæjarstjórnum heimilað að varðveita sjálfar skjöl og bækur að fengnu samþykki þjóðskjalavarðar og undir yfirumsjón hans. Árið 1951 hinn 5. maí var svo sett fram reglugerð um héraðsskjalasöfn þar sem nánar var kveðið á um hvað geymt skyldi í þeim. Heimild þessa notaði bæjarstjórn Reykjavíkur haustið 1954 eftir að bæjarráð Reykjavíkur hafði gert svohljóðandi tillögu til bæjarstjórnarinnar fimmtudaginn 7. október 1954: "Bæjarstjórnin ályktar að stofna minjasafn Reykjavíkur og skipar Lárus Sigurbjörnsson, skjala- og minjavörð bæjarins, til að veita safninu forstöðu. Er honum falið að hefja þegar undirbúning að stofnun safnsins, gera tillögur um staðarval og tilhögun, og hafa jafnan vakandi auga á því að varðveita sögulegar minjar bæjarins. Skal starfsemi safnsins hagað á þá lund, að það geti notað hlunninda laga nr. 8/1947, um viðhald fornra mannvirkja og um minjasöfn."

Bæjarstjórnin samþykkti tillöguna samhljóða á fundi sínum síðar sama dag. Þar með var Skjala- og minjasafn Reykjavíkurbæjar formlega stofnað.

Skjala- og minjasafn Reykjavíkurbæjar

Veturinn eftir hina formlegu stofnun safnsins afhenti Þjóðskjalasafnið hinu nýja skjalasafni bæjarins þann safnhluta sem til þessa hafði verið skilað samkvæmt reglugerðinni frá 1916. Söfnun skjala samkvæmt reglugerðinni frá 1951 fór hægt af stað enda húsnæði safnsins afar takmarkað. En það breyttist í febrúarlok árið 1957 er safnið fluttist í skrifstofuhús bæjarins að Skúlatúni 2. Þar fékk skjalasafnið neðstu hæð hússins til umráða. Var safninu skipt í tvær deildir, öðrum megin á hæðinni var komið fyrir geymsludeild með eldtraustum hurðum og þannig gengið frá henni að hún var talin fullkomlega eldtraust. Innan hennar var byggður eldtraustur klefi fyrir verðmætustu skjöl safnsins sem bar nafnið "Trausta". Hin safnadeildin var gerð að afgreiðsludeild. Þar var fyrir eldtraustur klefi sem fékk heitið "Forna".

Mönnum þótti vel séð fyrir húsakosti safnsins en í kringum 1968 fór að bera á þrengslum sérstaklega eftir að rýma þurfti geymslur sem safnið hafði til umráða í kjallara Höfða í Borgartúni, en um þær mundir voru uppi hugmyndir um að gera Höfða að risnubústað borgarinnar. Var þá tekið á það ráð að leita eftir öðru húsnæði sem nýst gæti sem geymslur fyrir safnið. Tillaga kom um að nýta hið mikla og rammbyggða hús Thors Jensens að Korpúlfsstöðum en þar var starfsemi mjólkurbús til margra ára. Í eystri enda hússins, í íbúð á hlöðulofti, var gerð bráðabirgðageymsla sem nota átti þar til önnur fullkomnari og hentugri hefði verið útbúin. Til þess að hafa vaðið fyrir neðan sig fluttu skjalaverðir aðeins þangað fylgiskjöl, reikninga og kvittanahefti en það voru þau skjöl sem hvað minnst varðveislugildi höfðu.

Á fundi borgarráðs 4. ágúst 1967 var samþykkt að skipta embætti skjala- og minjavarðar frá og með 1. október sama ár í 2 embætti. Embætti skjalavarðar, sem átti að hafa með höndum daglega stjórn á skjalasafni borgarinnar, og embætti minjavarðar er fara átti með stjórn minjasafnsins að Skúlatúni 2 og Árbæjarsafns, svo og eftirlit með hvers konar minjum í Reykjavík. Var Lárus H. Blöndal ráðinn bæjarskjalavörður en sérstök safnstjórn sá um Árbæjarsafnið, en hún hafði verið skipuð árið 1964. Þá var sama ár gerðar nokkrar endurbætur á húsakynnum safnsins að Skúlatúni. Í tengslum við þessar breytingar var sýningarsal minjasafnsins lokað og minjasafninu síðar komið fyrir á Korpúlfsstöðum og á Árbæjarsafni.

Hinn 18. janúar 1969 braust eldur út í bæjarhúsunum á Korpúlfsstöðum og urðu miklar skemmdir á þeim. Talið var að kviknað hefði í út frá rafmagni. Lárus H. Blöndal bæjarskjalavörður óttaðist að stórfellt tjón hefði orðið á þeim skjölum sem húsin geymdu frá skjalasafninu. Því var ákveðið að hefja strax viðgerð á húsunum og björgun á þeim skjölum sem ekki höfðu orðið eldinum að bráð. Tjón skjalasafnsins var þó minna en óttast var í fyrstu og var því þakkað þeirri forsjálni skjalavarða að geyma þar einkum fylgiskjöl eins og fyrr sagði. Þó glataðist því miður nokkurt magn ýmissa skjala nokkurra bæjarfyrirtækja. Látum Diðrik Jónssson hafa orðið, en hann vann við björgunarstarfið á skjölunum: "Það urðu miklar skemmdir á skjölunum bæði af bruna og vatni. Þó nokkuð brann af skjölum. Þarna voru heil herbergi með stöflum af nótum, blöðum og kössum sem þurfti að fara í gegnum. Hvert einasta blað var tekið í sundur og skoðað. Lárus Blöndal [bæjarskjalavörður] ákvað hvað ætti að hirða og hvað væri ónýtt. Allt sem átti að hirða var borið niður og var þetta margra daga vinna. Við vorum síðan tveir að aðstoða Lárus í viku við að flokka þetta sundur og koma því á þurrkstaði. Skjölin voru lögð á bekki sem settir voru ofan á vikurhellur og blés olíublástursofn milli bekkjanna til þess að þurrka skjölin. Maður furðaði sig á að það skyldi ekki kvikna í þessu þar sem um opinn eld var að ræða. En það var mikil vinna við þetta."

Eftir brunann sáu menn að ekki mátti við svo búið standa í málum skjalasafnsins og á borgarstjórnarfundi hinn 6. febrúar 1969 var samþykkt tillaga Birgis Ísleifs Gunnarssonar þar sem "Borgarstjórn óskar eftir að borgarráð láti gera greinargerð um framkvæmdir við skjala- og minjasöfn borgarinnar, sem send verði borgarfulltrúum." Í framhaldi af þeirri umræðu, og greinagerðinni sem fylgdi á eftir, var ákveðið að koma upp nýrri og varanlegri geymsluaðstöðu á Korpúlfsstöðum í stað brunarústanna á háaloftinu. Það var svo árið 1970 að lokið var við nýju geymsluna en hún var staðsett í fyrrum fjósi hússins. Er hún 290 fermetrar að flatarmáli og var allt gert til þess að hún yrði sem best úr garði gerð. Settar voru upp eldtraustar hurðir og gluggar klæddir blikki og hlaðið upp í þá suma. Þá voru settir upp 45 fullkomnir hjólaskápar frá Ofnasmiðjunni. Þangað voru svo fluttur meginhluti skráðra skjala, bögglar og munir safnsins svo og Kjarvalssafnið. Það tók aðeins nokkur ár að fylla þessa geymslu svo tekið var til þess ráðs að útbúa aðra jafnstóra geymslu en með venjulegum hillum.

Safnahúsið að Tryggvagötu 15

Þótt geymslur á Korpúlfsstöðum hafi verið vandaðar í upphafi var ljóst að ákveðnir erfiðleikar voru við staðsetningu þeirra. 15 kílómetrar skildu að skrifsstofur safnsins, lesstofu og aðalskjalageymslur. Olli það oft óþægindum sérstaklega um vetrartímann og hægði augljóslega á allri afgreiðslu fyrirspurna. Skjalasafnið, sem í dag heitir Borgarskjalasafn Reykjavíkur samkvæmt samþykkt borgarstjórnar um Borgarskjalasafn 10. nóvember 1983, hóf að vinna að undirbúningi þess að flytja geymslur sínar frá Korpúlfsstöðum í fyrirhugað safnahús að Tryggvagötu 15 ásamt allri starfsemi sinni. Í því húsi, sem áður hýsti geymslur SÍS sáluga og síðar búslóðageymslu Félagsmálastofnunar, var markvisst unnið frá árinu 1996 við að gera það sem hentugast er fyrir söfnin 3 sem þar áttu að vera. Ásamt Borgarskjalasafni Reykjavíkur var gert ráð fyrir aðalsafni Borgarbókasafns Íslands og Ljósmyndasafni Reykjavíkur.

Í Tryggvagötu hefur safnið til umráða þriðju hæð og helming þeirrar fjórðu eða um 1.400 fermetra alls. Aðalgeymsla safnsins er öll hin fullkomnasta; með rafdrifnum renniskápum, stöðugu hita- og rakastigi og er fullkomlega eldtraust. Þar með eru aðstæður undir skjalavörslu orðnar hinar fullkomnustu sem völ er á og standast þær ýtrustu reglur um geymslur skjalasafna.

Arkitektar á Teiknistofunni Óðinstorgi unnu að tilhögun og teikningum af nýja húsnæðinu. Við hönnunina horfðu þeir sérstaklega til þess að nýta sem best þann hluta húsnæðisins sem hefði burðarþol, fyrir geymslur skjalasafnsins og að húsakynnin væru aðlaðandi bæði fyrir gesti og starfsmenn safnsins. Komið var upp sérstakri aðstöðu fyrir fræðimenn sem geta unnið þar að langtímarannsóknum og einnig er lesstofan aðskilin frá almennri afgreiðslu þannig að meira næði skapast fyrir gesti safnsins. Með flutningi safnins niður á Tryggvagötu 15 var Borgarskjalasafn Reykjavíkur orðið eitt hið fullkomnasta á Íslandi sem stenst enn allar gæðakröfur.

Í Borgarskjalasafninu er skjölum raðað, þau skráð og gerð sem aðgengilegust. Leitast er við að geyma skjalasafn hvers einstaklings, stofnunar eða fyrirtækis sem sérstaka einingu. Ekki er stokkað saman skjölum sem hafa orðið til hjá tveimur eða fleiri aðskildum aðilum. Þetta gildir jafnt þótt skjölin kunni að vera efnislega skyld eða fjalli um sömu mál. Skjalasafn stofnunar verður til í tengslum við störf hennar og geymist um ókomna tíð sem einstök heimild um starfsemi viðkomandi stofnunarinnar.

Skjöl eru varðveitt til þess að hafa að þeim not. Borgarskjalasafn Reykjavíkur er opið hverjum þeim sem vill leita upplýsinga í skjölum safnsins og er aðgangur ókeypis. Athuga skal þó að skjöl borgarstofnana lúta reglum undir 4.-6. greina upplýsingalaga og persónuverndarlögum þar sem kveður á um friðhelgi einkalífs og hagsmuna fyrirtækja og annarra lögaðila. Einkaaðilar geta einnig áskilið sér rétt til þess að heimila aðgang að skjölum sem þeir hafa afhent Borgarskjalasafni.

Í Borgarskjalasafni eru varðveitt skjöl frá öllum stofnunum og fyrirtækjum Reykjavíkurborgar og mynda þau meginstofn safnkosts safnsins. Í þeim er að finna hinar ýmsu heimildir um sögu og íbúa Reykjavíkur s.s. fundagerðir nefnda og stjórna, umræður borgarstjórnar, málasafn borgarstjóra, manntöl og íbúaskrár, skjöl frá skólum, s.s. einkunnir og bekkjarskrár, afrit af kirkjubókum, o.m.fl. Þar er einnig að finna heimildir um allar lóðir og hús í Reykjavík sem og skipulagsupplýsingar frá ýmsum tímum, fasteignaskrár, skattskrár og margt fleira sem of langt mál yrði að telja upp hér. Einnig varðveitir safnið ýmis skjöl t.d. barnaverndarnefndar, vöggustofa og persónugreinanleg gögn sem háð eru aðgangi skv. lögum. Einnig eru á safninu einkaskjalasöfn sem Borgarskjalasafnið hefur tekið við og eru bæði frá einstaklingum og fyrirtækjum. Þau skjöl gefa okkur aðra mynd af sögu og mannlífi Reykjavíkur heldur en opinberu skjölin. Að lokum má geta þess að safnið hefur að geyma gott úrval helstu bóka sem fjalla á einn eða annan hátt um Reykjavík.

Eftirfarandi aðilar hafa haft forstöðu með safninu frá upphafi:

• Skjala- og minjavörður:
  • Lárus Sigurbjörnsson 1954-­1967
• Borgarskjalaverðir:
  • Lárus H. Blöndal 1967-­1971
  • Geir Jónasson 1971­-1976
  • Jón E. Böðvarsson 1976­-1987
  • Svanhildur Bogadóttir 1987­-.