Leiðbeiningar og ráðgjöf

Ráðgjöf um skjalavörslu og skjalastjórn Reykjavíkurborgar

Frá og með 1. janúar 2024 mun Þjóðskjalasafn Íslands taka við hlutverki Borgarskjalasafns varðandi ráðgjöf um skjalavörslu og skjalastjórn til stofnana og stjórnsýslu Reykjavíkurborgar. Í því felst m.a. að samþykkja málalykla, skjalavistunaráætlanir og skjalageymslur, afgreiða tilkynningar á rafrænum gagnasöfnum, samþykkja afhendingarbeiðnir á viðtöku pappírsskjala og ákveða með grisjun skjala.

Skjalaverðir Þjóð­skjalasafns Íslands veita ráðgjöf og leiðbeiningar um skjalahald afhendingar­skyldra aðila. Ná má sambandi við skjalaverði safnsins með því að senda tölvupóst á skjalavarsla@skjalasafn.is eða hringja í síma 590 3300 á þessum símatímum:

Á vefsíðu fyrir ráðgjöf og eftirlit er að finna leiðbeiningar og eyðublöð um skjalavörslu og skjalastjórn afhendingarskyldra aðila.

Með tilfærslu verkefna frá Borgarskjalasafni til Þjóðskjalasafns verður það hlutverk Skrifstofu upplýsinga- og skjalastýringar hjá Reykjavíkurborg að hafa umsjón með skjalastjórn Reykjavíkurborgar, sinna innri ráðgjöf, þ.e. gefa út leiðbeiningar til starfsmanna, sjá um fræðslu til að tryggja góða stjórnsýslu sem og að hafa innra eftirlit með framkvæmd samkvæmt reglum um skjalastjórnun. Skrifstofan verður einnig tengiliður Reykjavíkurborgar við Þjóðskjalasafn Íslands. Í því felst aðstoð og ráðgjöf til stofnana og sviða borgarinnar við gerð málalykla, skjalavistunaráætlana, meðferð skjala og upplýsinga og almenn ráðgjöf um upplýsinga- og skjalahald og fleira. Skrifstofa upplýsinga og skjalastýringar er með netfangið skjalastyring@reykjavik.is.

Þjóðskjalasafn Íslands hefur það hlutverk sem framkvæmdaaðili opinberrar skjalavörslu og skjalastjórnar að setja reglur um skjalavörslu og skjalastjórn afhendingarskyldra aðila, sbr. 8. gr. laga nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn. Reglurnar kveða á um það hvernig afhendingarskyldir aðilar sem falla undir stjórnsýslu ríkis og sveitarfélaga skuli haga skjalavörslu og skjalastjórn, hvernig skuli haga frágangi og afhendingu á skjala- og gagnasöfnum til opinberra skjalasafna og um varðveislu og förgun skjala. Samkvæmt 3. mgr. 22. gr. laga um opinber skjalasöfn er afhendingarskyldum aðilum skylt að haga skjalastjórn og skjalavörslu með þeim hætti sem segir í þeim reglum sem settar eru á grundvelli laganna.

Gildandi reglur um skjalavörslu og skjalastjórn

Öllum skjalamyndurum sveitarfélaga, sbr. 1. og 2. mgr. 14. gr. laga um opinber skjalasöfn er skylt að fylgja þessum reglum.

Aðrar leiðbeiningar sem Þjóðskjalasafn hefur gefið út

Sameining ríkisstofnana, færsla verkefna, niðurlagning og einkavæðing ríkisaðila. Leiðbeiningar um skjalastjórn og skjalavörslu (2021).
Þegar breytingar eru fyrirhugaðar á afhendingarskyldum aðilum ríkisins, s.s. tilfærsla verkefna, niðurlagning eða einkavæðing er nauðsynlegt að huga að skjalamálum.

Handbók um skjalavörslu sveitarfélaga (2010).
Leiðbeiningar um skjalavörslu sveitarfélaga eru í Handbók um skjalavörslu sveitarfélaga sem gefin var út árið 2010.