Skjalamál frístundastarfs hjá Reykjavíkurborg

Helgi Grímsson sviðsstjóri skóla- og frístundasviðs og Svanhildur Bogadóttir borgarskjalavörður skrifuðu nýlega undir skjalavistunaráætlun fyrir frístundastarf hjá Reykjavíkurborg. Áætlunin byggðist á vinnu starfshópsins sem í voru fulltrúar sviðsins og Borgarskjalasafns. Hluti hennar var handbók um skjalavörslu í frístundastarfi og málalykill.   

Í kjölfar þess fór af stað sameiginleg námskeiðsröð skóla- og frístundasviðs og Borgarskjalasafns fyrir stjórnendur starfsstaða í frístundastarfi. 

Námskeið í skjalavörslu fyrir Kringlumýri og starfsstaði hennar var haldið fimmtudaginn 5. apríl sl. og var það vel sótt en 32 stjórnendur tóku þátt í því.

Eygló Traustadóttir verkefnastjóri á skóla- og frístundasviði fjallaði um vinnu starfshóps um skjalavörslu í frístundastarfi, handbók um skjalavörslu í frístundastarfi, málalykil og hvernig eigi að standa að skjalavörslu hjá viðkomandi aðilum. Sigrún Jóhannesdóttir lögfræðingur Borgarskjalasafns fjallaði um lagaleg hlið skjalavörslu, persónuvernd og fyrirmæli um skráningu. Loks fjallaði Svanhildur Bogadóttir borgarskjalavörður um skjalavistunaráætlun frístundastarfs og nokkur skref við að bæta skjalavörslu frístundastarfs. Einnig um hvernig ætti að standa að frágangi skjala fyrir afhendingu til Borgarskjalasafns.

Um var að ræða einstaklega líflegan hóp með margar spurningar og skapaðist góð umræða um skjalamál eftir erindin. 

Fyrsta skref þátttakenda er nú að ganga frá eldri skjölum til varðveislu í samræmi við skjalavistunaráætlanir og skjalavarsla verði síðan í samræmi við handbók. 

Áður hafði verið samþykktar skjalavistunaráætlanir fyrir grunnskóla og leikskóla og sömuleiðis haldin námskeið fyrir þá. 

Almennt eru skjalavistunaráætlanir endurnýjaðar á fimm ára fresti og stefnt er að því að hefja endurskoðun á starfsáætlun grunnskóla komandi vetur. 

Allir starfsstaðir borgarinnar eiga að vinna skjalavistunaráætlun í samvinnu við svið sín/skrifstofur og þurfa þær að samþykkjast af Borgarskjalasafni.