Samskrá yfir einkaskjalasöfn á landinu

Fimmtudaginn 16. apríl 2015 opnaði mennta- og menningarmálaráðherra við hátíðlega viðhöfn vefinn www.einkaskjalasafn.is sem er samskrá yfir einkaskjalasöfn á landinu. Borgarskjalasafn Reykjavíkur tekur þátt í vefnun og er þegar komið með tæplega 400 færslur á vefnum með tenglum í skjalaskrár safnsins. Alls eru yfir 5.000 færslur komnar á vefinn og mun það aukast smátt og smátt.

Áður hefur hvergi verið til ein skrá yfir hvaða einkaskjalasöfn væru á hvaða skjalasöfnum og hafa jafnt fræðimenn og almenningur kvartað yfir þessu. Með vefnum verður auðveldara að sjá hvort og þá hvar skjalasöfn eru niðurkomin. Þá er hægt að senda beint til hvers safns fyrirspurnir um safnið. 

Vefurinn Einkaskjalasafn.is samstarfsverkefni Þjóðskjalasafns Íslands, Borgarskjalasafns Reykjavíkur, héraðsskjalasafna og Landsbókasafns Íslands - Háskólabókasafns.

Einkaskjalasöfn eða einkaskjöl nefnast þau skjöl sem ekki eru frá opinberum aðilum eða öðrum sem skyldir eru að skila skjölum til opinberra skjalasafna. Þar er um að ræða skjöl einstaklinga, hjóna og fjölskyldna. Þá teljast skjöl félaga, fyrirtækja og annarra óopinberra aðila til einkaskjala.

Hefð hefur skapast á Íslandi að flokka einkaskjalasöfn í eftirfarandi flokka:

Einstaklingar og fjölskyldur

Fyrirtæki

Félagasamtök

Einkaskjöl geta verið ákaflega margbreytileg, svo sem dagbækur, sendibréf, prófskírteini, eignaskjöl, samningar, handrit að hvers konar ritsmíðum, fundargerðabækur, bókhaldsgögn og alls kyns reikningar og þannig mætti lengi telja. Uppskriftir skjala og handrita annarra, jafnvel prentaðra bóka, teljast einnig til einkaskjala. Þá teljast ljósmyndir og myndskeið til skjala.

Einkaskjalasöfn eru misjöfn að uppbyggingu og innihaldi en starfsemi viðkomandi félags eða fyrirtækis, eða lífshlaup viðkomandi einstaklings endurspeglar innihald skjalasafns viðkomandi skjalamyndara.

Skjalasöfn einstaklinga eru sá flokkur einkaskjalasafna sem er hvað fjölbreyttastur og ólíkastur öðrum flokkum skjalasafna, bæði hvað varðar stærð, efni og skjalamyndun. Í skjalasafni einstaklings geta verið margvíslegir skjalaflokkar sem tengjast áhugasviði, starfi eða fjölskyldu viðkomandi og geta varðað allt milli himins og jarðar. Skjalasöfn einkafyrirtækja og félaga eru hins vegar á margan hátt líkari skjalasöfnum opinberra stofnana þar sem skipulag og uppbygging er öll í fastari skorðum, enda skjalasafn slíkra rekstrareininga mikilvægur hluti starfseminnar.

Þjóðskjalasafn Íslands, Borgarskjalasafn Reykjavíkur, héraðsskjalasöfn og handritasafn Landsbókasafns Íslands - Háskólabókasafns eru vörslustofnanir sem taka við einkaskjalasöfnum til varðveislu. Þar er gengið frá þeim til langtímavarðveislu og þau skráð til notkunar fyrir almenning og fræðimenn.

Einkaaðilar sem ætla að afhenda einkaskjöl sín til varðveislu geta afhent skjöl sín á þá vörslustofnun sem þeir kjósa. Þó ætti að hafa í huga hvar skjölin eiga best heima þegar ákveðið er að afhenda einkaskjöl til varðveislu. 

tekur við skjölum einstaklinga, félagasamtaka og fyrirtækja í Reykjavík til varðveislu. Á þessu ári er sérstök áhersla á söfnun á skjölum kvenna.Hafið samband við safnið ef þið hafið undir höndum skjöl sem gætu átt erindi á skjalasafn eða komið með þau á safnið. 

Borgarskjalasafn er til húsa í Grófarhúsi, Tryggvagötu 15, 3. hæð og opið virka daga kl. 10 til 16. Sími safnsins er 411 6060 og netfang þess er borgarskjalasafn@reykjavik.is.