Samráðshópur um rafræna varðveislu

Félag héraðsskjalavarða hefur stofnað sérstakan samráðshóp um rafræn gögn og varðveislu þeirra. Tilgangur hópsins er m.a. að afla upplýsinga og fræðslu um kosti og galla langtímavarðveislu rafrænna gagna og veita sveitarfélögum sem standa að rekstri héraðsskjalasafna og forstöðumönnum hinna ýmsu stofnanna sveitarfélaga nauðsynlegar upplýsingar um málefnið. Þá mun aukin þekking starfsmanna héraðsskjalasafnanna tryggja að sú stefnumótun sem þar fer fram með tilliti til heildstæðrar skoðunar á skjalavörslu sveitarfélaga sé unnin af fagmennsku og með hagsmuni sveitarfélaganna að leiðarljósi.

Sjá erindisbréf hópsins

Hópstjórar eru þau Hrafn Sveinbjarnarson héraðsskjalavörður Kópavogs, Svanhildur Bogadóttir borgarskjalavörður og Þorsteinn Tryggvi Másson héraðsskjalavörður Árnesinga.

Ákvörðun um langtímavarðveislu rafrænna gagna þarf að taka að vel athuguðu máli og byggja á greinargóðri úttekt á skjalavörslu stofnana og embætta sveitarfélaga. Gera þarf ítarlega kostnaðargreiningu með samanburði við varðveislu gagnanna á pappír í stað rafræns áritunarforms. Mikilvægt er að gerð sé full grein fyrir öllum óvissuþáttum og lagt raunsætt mat á þá.

Mikilvægt er að blanda ekki saman rafrænni stjórnsýslu og rafrænni skjalavörslu. Rafræn stjórnsýsla er tímabundið ferli til að auðvelda og flýta fyrir afgreiðslu mála, afurðir hennar geta hvort heldur verið rafræn gögn eða pappírsgögn. Rafræn skjalavarsla er á hinn bóginn varanlegt ferli sem eins og önnur skjalavarsla bindur hendur stjórnvalda um alla fyrirsjáanlega framtíð við að viðhalda henni. Kostnaður miðað við árangur er lykilatriði við stjórnsýslu og skjalavörslu.

Ákvarðanir um skjalavörslu sveitarfélaga verða að tryggja að skjalavarsla þeirra sé örugg, í samræmi við gildandi lög og reglur, skilvirk og eins ódýr og kostur er. Markmið opinberrar skjalavörslu eru skýr og leiðirnar verða að mótast af því.

Langtímavarðveisla rafrænna gagna þarf að miða að því að leysa vanda sem fyrir hendi er þannig að hún hafi í för með sér hagkvæmni og skilvirkni. Huga þarf að atriðum eins og:

Hvort  gildi gagnanna á rafrænu formi sé nægilega tryggt þannig að þau þjóni hlutverki sínu t.d. sem sannanir í réttarfarslegum skilningi og áreiðanlegar heimildir í sagnfræðilegum skilningi.

Er stöðugleiki og læsileiki gagnanna á rafrænu formi nægilega tryggur til þess að fullnægja öryggiskröfum um varðveislu þeirra?

Er kostnaður við hina rafrænu varðveislu metinn hærri, jafngildur eða lægri en það sem kemur út úr henni t.d. aðgengileiki, stöðugleiki og áreiðanleiki?

Niðurstöður samráðshópsins verða kynntar opinberlega m.a. á vefsíðu héraðsskjalavarða og með fundum.