Ráðstefna og aðalfundur Félags héraðsskjalavarða á Íslandi
Dagana 1. og 2. október 2015 hélt Félag héraðsskjalavarða sína árlegu ráðstefnu fyrir starfsmenn héraðsskjalasafna. Að þessu sinni var ráðstefnan haldin í Safnahúsinu á Húsavík og sóttu hana 27 starfsmenn átján héraðsskjalasafna. Ráðstefnur Félags héraðsskjalavarða eru mikilvægur samstarfsvettvangur fyrir starfsmenn héraðsskjalasafnanna til þess að hittast og bera saman bækur sínar, fræðast og undirbúa samstarf á komandi vetri. Jafnframt var haldinn aðalfundur félagsins.
Héraðsskjalasöfnin eru dreifð um land allt og flestir félagsfundir, stjórnarfundir og ráðstefnur eru haldnar gegnum fjarfundarbúnað eða símleiðis. Þó er nauðsynlegt að hittast árlega í eigin persónu og er það gert á árlegri ráðstefnu.
Eins og venjulega var dagskráin pökkuð með efni sem kemur starfsmönnum safnanna að gagni. Það var Kristján Þór Magnússon bæjarstjóri Norðurþings sem setti ráðstefnuna. Í ávarpi sínu fjallaði hann um skjalavörslu sveitarfélaga og mikilvægi starfa héraðsskjalavarða. Hann ræddi mikilvægi þess að fá starfsmenn til þess að setja tölvupósta og gögn reglulega í skjalavörslukerfi, þannig að unnt væri að rekja atburðarás mála og sjá hvað hefði gerst. Kristján sagði að það væri mikið af skjölum sem þyrfti að halda utan um og kröfur væru stöðugt að aukast til vandaðrar málsmeðferðar og skjalavarslan væri hluti af henni. Hann sagði að víða væri pottur brotinn í skjalamálum sveitarfélaga og að sveitarstjórnir þyrftu að hafa got samráð við héraðsskjalaverði við að koma skjalamálunum í lag, ekki síst til þess að undirbúa það að fara í rafrænt umhverfi í framtíðinni.
Svanhildur Bogadóttir, borgarskjalavörður fjallaði um eftirlit með skilaskyldum aðilum og hvernig væri best að standa að því. Fram fóru umræður í hópum um hvað þyrfti að leggja áherslu á í eftirlitsheimsóknum. Með nýjum lögum um opinber skjalasöfn, nr. 77/2014 eru lagðar auknar skyldur á héraðsskjalasöfn að annast eftirlit með skjalavörslu afhendingarskyldra aðila og er það mikil viðbót við skyldur safnanna. Hún kynnti einnig niðurstöður könnunar sem hún vann meðal héraðsskjalavarða.
Þá fór fram kynning á Fotostation á vegum Þekkingar og spurningum var svarað varðandi þróun kerfisins og væntanlegar nýjungar. Snorri Guðjón Sigurðsson héraðsskjalavörður á Húsavík og Lára Ágústa Ólafsdóttir Héraðsskjalasafninu á Akureyri fjölluðu um miðlun á safnkosti héraðsskjalasafna sbr. kröfur í lögum. Þau Snorri og Lára kynntu niðurstöður könnunar um miðlun á vegum héraðsskjalasafnanna.
Þá fjallaði Sólborg Una Pálsdóttir frá Héraðsskjalasafni Skagfirðingu um AtoM skráningarkerfið og nokkrar umræður urðu um það. Svanhildur Bogadóttir kynnti starf grisjunarráðs sem hún á sæti í ásamt þjóðskjalaverði og sviðsstjóra skjalasviðs Þjóðskjalasafns. Til stendur að birta fundargerðir ráðsins á vef Þjóðskjalasafns og gera afgreiðslu grisjunarbeiðna bæði ríkis og sveitarfélaga gegnsærri.
Þá var haldinn aðalfundur Félags héraðsskjalavarða og var þar margt sem þurfti að ræða. Kosið var í vinnuhópa og samstarfshópa. Þá var kosin ný stjórn fyrir starfsárið 2015-2016.
Hana skipa:
Þorsteinn Tryggvi Másson, héraðskjalavörður Árnesinga
Svanhildur Bogadóttir, borgarskjalavörður í Reykjavík
Snorri Guðjón Sigurðsson, héraðsskjalavörður Þingeyinga
Hrafn Sveinbjarnarson, héraðsskjalavörður Kópavogi
Gerður Jóhanna Jóhannsdóttir, héraðsskjalavörður Akraness.
Birna Mjöll Sigurðardóttir, héraðsskjalavörður Mosfellsbæjar
Stjórn Félags héraðsskjalavarða á Íslandi 2015-2016
Þá var kynning á Menningarmiðstöð Þingeyinga og Snorri sýndi skjalasafnið. Síðan var farið yfir í Húsavíkurkirkju, þar sem Sigurjón Jóhannesson, fyrrv. skólastjóri var með ótrúlega áhugaverða kynningu á kirkjunni, sögu hennar og umhverfi. Um kvöldið var sameiginlegur kvöldverður.
Á föstudeginum fjölluðu Þorsteinn Tryggvi Másson og Sævar Logi Ólafsson frá Héraðsskjalasafni Árnesinga um yfirlit og greiningu á afhendingarskyldum aðilum og mögulegt samstarf milli safna við gerð yfirlits.
Eftir kaffi kom gestafyrirlesari ráðstefnunnar Unnur V. Ingólfsdóttir framkvæmdastjóri fjölskyldusviðs Mosfellsbæjar. Hún fjallaði um skjalavörslu félags- og velferðarþjónustu og þau skjöl sem þar verða til. Einnig um aðgang að skjölum bæði meðan þau eru virk í stofnunum og eftir að þau hafa verið afhent til héraðsskjalasafns. Eftir erindið efndi hún til samtals við héraðsskjalaverði um efnið og sköpuðust líflegar umræður.
Eftir hádegið fór fram upprifjun á hnútum sem skjalaverðir þurfa að kunna skil á. Eftir það var fjallað um ýmis innri mál héraðsskjalasafna, stefnumótun, miðlun og fleira. Þá var haldinn framhaldsaðalfundur félagsins. Ráðstefnunni lauk kl. 16.00 og fór ráðstefnugestir hver til síns heima, akandi eða með flugi.
Hér má sjá fleiri ljósmynir frá ráðstefnunni.
Þátttakendur á ráðstefnu Félags héraðsskjalavarða á Íslandi 1.-2. október 2015 á Húsavík.