Nýútgefin skýrsla um skjalastjórn og skjalavarsla hjá Reykjavíkurborg 2017

Um mitt ár 2017 gerði Borgarskjalasafn Reykjavíkur viðamikla könnun um ástand skjalastjórnar og skjalavörslu hjá Reykjavíkurborg. Könnunin er hluti af eftirliti Borgarskjalasafns með skjalavörslu afhendingarskyldra aðila. Niðurstöður hennar hafa verið gefnar út í sérstakri skýrslu Skjalastjórn og skjalavarsla hjá Reykjavíkurborg 2017 – Eftirlitskönnun Borgarskjalasafns Reykjavíkur.

Ein af lagaskyldum Borgarskjalasafns Reykjavíkur skv. lögum um opinber skjalasöfn nr. 77/2014 er að sinna eftirliti með skjalavörslu og skjalastjórn hjá Reykjavíkurborg. Einnig ber því að tryggja að farið sé eftir reglum Þjóðskjalasafns Íslands, handbók um skjalavörslu sveitarfélaga sem og skjalastefnu Reykjavíkurborgar 2015-2020 sem samþykkt var í borgarráði 10. september 2015.  Ný persónuverndarlöggjöf gerir að auki ríkari kröfur um aga og að settum reglum sé fylgt í skjalastjórn og skjalavörslu. Skjalavarsla opinberra aðila er lögbundin og er þeim skylt að skrá mál sem koma til meðferðar hjá þeim á kerfisbundinn hátt og varðveita málsgögn þannig að þau séu aðgengileg. Lög og reglur um skjalavörslu eru því hluti af vinnuumhverfi opinberra aðila og þeim ber að fylgja.

Reglulegar kannanir á ástandi skjalavörslu og skjalastjórn hjá Reykjavíkurborg eru mikilvægar til þess að fá yfirsýn yfir stöðu mála hjá borginni í heild sinni. Slíkar kannanir eru hluti af eftirliti Borgarskjalasafnsins. Sú eftirlitskönnun sem gerð er grein fyrir í meðfylgjandi skýrslu fór fram á vegum Borgarskjalasafns Reykjavíkur sumarið 2017. Könnunin var send til 203 afhendingarskyldra aðila hjá Reykjavíkurborg og svöruðu 174 þeirra, eða 85,71%. Meginmarkmið könnunarinnar var að meta stöðu og skipulag skjalastjórnar og skjalavörslu hjá sviðum, starfseiningum, byggðasamlögum og fyrirtækjum Reykjavíkurborgar m.t.t. gildandi laga, reglugerða og reglna.

Niðurstöður skýrslunnar verða nú notaðar til að skipuleggja og efla skjalastjórn og skjalavörslu hjá Reykjavíkurborg.