Nýjar reglur varðandi skjalamál sveitarfélaga
Þjóðskjalavörður hefur látið birta sex reglur í stjórnartíðindum um skjalavörslu. Fimm þessara reglna gilda meðal annars um sveitarfélög og stofnanir þeirra og fyrirtæki á þeirra vegum. Regla nr. 627 snýr eingögnu að sveitarfélögum og stofnunum þeirra. Reglurnar tóku allar gildi 1. ágúst 2010.
Hér fyrir neðan er hægt að nálgast reglurnar:
Nr. 622. Reglur Þjóðskjalasafns Íslands um málalykla afhendingarskyldra aðila.
Nr. 624. Reglur Þjóðskjalasafns Íslands um tilkynningu og samþykkt rafrænna skjalavörslukerfa afhendingarskyldra aðila.
Nr. 625. Reglur Þjóðskjalasafns Íslands um tilkynningu rafrænna skráa og gagnagrunna afhendingarskyldra aðila.
Nr. 626. Reglur Þjóðskjalasafns Íslands um afhendingu á vörsluútgáfum gagna úr rafrænum gagnakerfum afhendingarskyldra aðila.
Nr. 627. Reglur Þjóðskjalasafns Íslands um grisjun í skjalasöfnum sveitarfélaga og stofnana þeirra.
Reglur um grisjun taka til sveitarfélaga, sýslu- og héraðsnefnda og byggðasamlaga sem og öllum embættum, stofnunum og fyrirtækjum á vegum þessara aðila, sbr. 5. gr. laga nr. 66/1985 um Þjóðskjalasafn Íslands og 5. gr. reglugerðar nr. 283/1994 um héraðsskjalasöfn.
Aðrar reglur gilda um embætti forseta Íslands, Alþingi, Hæstarétt, dómstóla, Stjórnarráðið og þær stofnanir sem undir það heyra, svo og aðrar stofnanir ríkisins, fyrirtæki í eigu ríkisins, sveitarfélög og stofnanir þeirra og fyrirtæki á þeirra vegum, félagasamtök sem fá meirihluta rekstrarfjár síns með framlagi á fjárlögum og félög sem njóta verulegs styrks af opinberu fé, sbr. 5. gr. laga nr. 66/1985 um Þjóðskjalasafn Íslands.
Nánari má lesa um reglur um rafræn opinber gögn og skil á þeim hér.
Árið 2005 var undirritaður samningur við Statens Arkiver (Ríkisskjalasafn Dana) um að nota þeirra leið við varðveislu rafrænna gagna.Samningurinn við Dani nær yfir þýðingu og staðfærslu reglna, ókeypis not á forritum og kaup á þjálfun og ráðgjöf gegn greiðslu. Þeirra reglur og leiðbeiningar ásamt vinnuferlum eru til grundvallar við innleiðingu á móttöku rafrænna gagna hjá Þjóðskjalasafni Íslands
Ríkisskjalasafn Dana vinnur nú á endurskoðun á umræddum reglum og er gert ráð fyrir að nýjar reglur verði gefnar út 1. september 2010. Þær verða væntanlega teknar upp síðar hér á Íslandi. Gert er ráð fyrir að nýju reglurnar minnki kostnað afhendingarskyldra aðila við að útbúa vörsluútgáfur af rafrænum söfnum, einfaldi vinnu á söfnunum og minnki kostnað þeirra og síðast en ekki síst, auki gæði á rafrænu vörsluútgáfunum sem skjalasöfnin taka við. Nánar má lesa um vinnu við nýjar reglur Dana hér.
Borgarskjalasafn Reykjavíkur mun á haustmánuðum verða með námskeið fyrir afhendingarskylda aðila þar sem hinar nýju reglar verða kynntar. Jafnframt mun safnið standa fyrir almennum námskeiðum um skjalavörslu þegar Handbók um skjalavörslu sveitarfélaga kemur úr prentun, sem mun væntanlega verða á næstu vikum en það er Þjóðskjalasafn Íslands sem gefur út handbókina. Jafnframt mun Borgarskjalasafnið vinna að útfærslu reglanna í samráði við UTM og skjalastjóra og verður það kynnt nánar síðar..
Vakin er athygli á því að sem fyrr er borgarstofnunum óheimilt að eyða skjölum nema fyrir liggi heimild til grisjunar eða samþykkt og undirrituð skjalavistunaráætlun.