Nýjar leiðbeiningar um ritun fundargerða hjá sveitarfélögum

Þann 15. janúar 2013 kynnti innanríkisráðuneytið með auglýsingu nýjar leiðbeiningar um ritun fundargerða hjá sveitarfélögum nr. 22/2013.

Markmið leiðbeininganna er að veita leiðsögn um ritun fundargerða sveitarstjórna, m.a. um hvað þar er skylt að bóka, um staðfestingu þeirra þegar að loknum fundi og skráningu og meðferð rafrænna fundargerða, sbr. 2. mgr. 19. gr. sveitarstjórnarlaga nr. 138/2011.

Með fundargerðum er tryggð varðveisla mikilvægra upplýsinga, svo sem um það hvar og hvenær fundur sveitarstjórnar fór fram, hverjir tóku þátt í fundinum, hvaða mál voru rædd, hverjir greiddu atkvæði með tillögu, hverjir á móti og hverjir sátu hjá, um niðurstöður mála og eftir atvikum um helstu rök að baki niðurstöðum, eða beinar tilvísanir til gagna sem geyma slík rök.

Fundargerðir sveitarstjórnarfunda skal rita og færa í gerðabók í samræmi við fundarsköp sveitarstjórnar og umrædda auglýsingu.

Mikilvægt er að þeir sem koma að nefndum, ráðum og stjórnum þekki vel þessar leiðbeiningar og starfi skv. þeim og fundarsköpum sveitarstjórna.

Sérstaklega er fjallað um hvernig eigi að skrá fundargerðir í tölvu. Þar kemur meðal annars fram:

5. gr.

Sveitarstjórn er heimilt að ákveða að fundargerðir séu skráðar í tölvu. Sé það gert skal skrá í gerðabók sveitarstjórnar, fastanefnda og annarra nefnda, stjórna og ráða, númer fundar, hvar og hvenær fundur er haldinn og að fundargerð sé færð í tölvu. Þá skal færa í gerðabók fundarslit og greina blaðsíðutal fundargerða, sbr. 10. gr.

9. gr.

...Sama gildir hafi fundargerð verið færð í tölvu, þá skulu fundarmenn undirrita gerðabók sem í hefur verið fært skv. ákvæðum 5. gr. auglýsingar þessarar.

Sveitarstjórnarmaður/nefndarmaður sem vill gera athugasemd við eitthvert atriði í fundargerð getur undirritað hana með fyrirvara um það atriði.

10. gr.

Um undirritun og frágang tölvufærðrar fundargerðar.

Í lok fundar skal fundargerð prentuð, lesin upp og undirrituð af fundarmönnum. Þá skulu oddviti/formaður nefndar og skrifarar/fundarritarar setja upphafsstafi sína undir hverja blaðsíðu fundargerðar og blaðsíðurnar tölusettar í áframhaldandi töluröð frá síðasta fundi. Undirritaðar tölvuskráðar fundargerðir skulu reglulega bundnar inn til varanlegrar varðveislu.

Í 10. gr. kemur fram að undirrituðu fundargerðirnar skuli binda inn reglulega og er þá gert ráð fyrir að þær séu bundnar inn í vandað band þannig að þær varðveitist sem best.

Þá er vakin athygli á 13. grein:

13. gr.

Um varðveislu fundargerða.

Skjöl og gögn sem verða til í starfsemi sveitarfélags, s. s. fundargerðir og önnur skráð fundargögn sveitarstjórnar og nefnda á hennar vegum tilheyra skjalasafni sveitarfélagsins og eru eign þess. Fer um varðveislu þeirra skv. gildandi lögum og reglum hverju sinni.

SB

 Samþykkt um stjórn Reykjavíkurborgar og fundasköp borgarstjórnar.

Skjalavistun gagna nefnda, ráða og stjórna í sveitarfélögum.

Auglýsing um leiðbeiningar um ritun fundargerða sveitarstjórna nr. 22/2013, auglýst í stjórnartíðindum 15. janúar 2013.