Niðurstaða Innri endurskoðunar á skjalastjórn vegna framkvæmda við Braggann í Nauthólsvík

Í skýrslu Innri endurskoðunar Reykjavíkurborgar á kostnaði vegna framkvæmda á Bragganum sem kom út í dag kemur fram með afar skýrum og áberandi hætti að lög og reglur um skjalastjórn opinberra stofnana voru þverbrotnar. Af því tilefni vill Borgarskjalasafn Reykjavíkur benda á að Reykjavíkurborg er skylt skv. 2. mgr. 23. gr. laga nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn að skrá mál sem koma til meðferðar á kerfisbundinn hátt og varðveita málsgögn þannig að þau séu aðgengileg í samræmi við reglur Þjóðskjalasafns Íslands.

Upplýst er í skýrslu Innri endurskoðunar að skjalastjórn vegna verkefnisins var afar ófullnægjandi og nánast engin skjöl né fundargerðir um verkefnið hafi fundist í skjalavörslukerfi borgarinnar. Í skýrslunni er einnig bent á að tölvupóstar starfsmanna er tengjast verkefninu voru óaðgengilegir og tölvupóstum einstakra aðila hafi þegar verið eytt. Skv. lögum um skjalastjórn er óheimilt að varðveita gögn í tölvupósthólfum og ber að færa tölvupósta er varða málsmeðferð hjá Reykjavíkurborg í skjalasafn. Það var ekki gert. Í skýrslu Borgarskjalasafns Reykjavíkur frá 2017 um skjalastjórn og skjalavörslu hjá Reykjavíkurborg kemur í ljós að vistun tölvupósta er varða mál eða erindi i´ málasafn er afar ábótavant.

Með hliðsjón af þessari niðurstöðu vill Borgarskjalasafn Reykjavíkur ítreka hversu gífurlega mikilvægt sé að farið sé eftir þeim ferlum og lögum er varða skjalastjórn og skjalavistun. Ekki einungis til að uppfylla lögbundna starfshætti og reglur heldur ekki síður til að tryggja rekjanleika mála og upplýsingar um ákvarðanir og úrvinnslu þeirra.

Bent er á eftirfarandi tengla til frekari upplýsinga:

Skjalastefna Reykjavíkurborgar (Samþykkt í borgarráði 10. september 2015.)

Lög um opinber skjalasöfn nr. 77/2014

Handbók um skjalavörslu sveitarfélaga

Skýrsla um skjalastjórn og skjalavarsla hjá Reykjavíkurborg 2017

Nauthólsvegur 100 – Skýrsla Innri endurskoðunar Reykjavíkurborgar