Ástand skjalavörslu sviða, stofnana og fyrirtækja Reykjavíkurborgar árið 2013

Skjalavarsla sviða, stofnana og fyrirtækja Reykjavíkurborgar var efni viðamikillar könnunar sem starfsmenn Borgarskjalasafns unnu haustið 2013. Skýrsla um niðurstöðurnar var kynnt borgaryfirvöldum í árslok 2014 í sérstakri skýrslu. Könnunin var hluti af eftirliti Borgarskjalasafns með skjalavörslu afhendingarskyldra aðila. 

Úr formála:

Reglulegar kannanir á ástandi skjalavörslu og skjalastjórn hjá Reykjavíkurborg eru mikilvægar til þess að fá yfirsýn yfir stöðu mála hjá borginni í heild sinni og til að fá samanburð við ríkið. Slíkar kannanir eru einnig hluti af eftirliti Borgarskjalasafns Reykjavíkur með afhendingarskyldum aðilum.

Sú könnun sem gerð er grein fyrir í þessari skýrslu fór fram síðsumars og haustið 2013. Tilgangur hennar var meðal annars að kanna hvort breytingar hefðu orðið á ástandi skjalavörslu og skjalastjórn frá síðustu könnun sem gerð var árið 2006 en safnið vann einnig slíka könnun árið 1998. Könnunin veitir borgaryfirvöldum nauðsynlegar upplýsingar um ástand skjalamála og mun nýtast Borgarskjalasafni vel við að skipuleggja fræðslu, ráðgjöf og eftirlit á næstu árum.

Á undanförnum árum hafa kröfur aukist til skjalavörslu aðila og gefnar hafa verið út reglur og handbækur um skjalavörslu sveitarfélaga sem kynntar hafa verið af Borgarskjalasafni innan Reykjavíkurborgar. Skjalavarsla aðila er lögbundin og meðal annars er aðilum skylt að skrá mál sem koma til meðferðar hjá þeim á kerfisbundinn hátt og varðveita málsgögn þannig að þau séu aðgengileg. Lög og reglur um skjalavörslu eru hluti af vinnuumhverfi opinberra aðila og þeim ber að fylgja.

Borgarskjalasafn hefur á undanförnum árum lagt með margvíslegum hætti áherslu á að vinna að því að bæta ástand skjalavörslu hjá stofnunum borgarinnar. Smátt og smátt eru fleiri aðilar með samþykkta málalykla og skjalavistunaráætlanir og safnið hefur staðið fyrir námskeiðum og ráðgjöf um skjalamál fyrir stofnanir.

Niðurstöður könnunarinnar sem hér um ræðir eru því ákveðin vonbrigði. Ljóst er að margar stofnanir og starfseiningar Reykjavíkurborgar uppfylla ekki kröfur sem gerðar eru í lögum og þurfa að bæta skjalavörslu sína verulega. Rætt er um að hefja rafræna langtímavörslu á næstu árum. Forsenda þess að hægt verði að fara í hana með skipulögðum hætti er að almenn skjalavarsla sé í lagi og uppfylli lagalegar skyldur. Til að svo megi verða þarf að fara í samstillt átak yfirstjórnar og starfseininga Reykjavíkurborgar til þess að bæta skjalavörslu, sem krefst þekkingar, agaðra vinnubragða, sérhæfðra starfsmanna, aðstöðu og annarra nauðsynlegra aðfanga. Til að ráða bragarbót á því ástandi sem er í dag, þarf að vinna raunhæfa úrbótaáætlun með markvissri framkvæmd, stöðugri eftirfylgni og reglulegum mælingum á árangri. Þá er ljóst að Borgarskjalasafn þarf að auka ráðgjöf sína við afhendingarskylda aðila og reglubundið eftirlit.

Í dag hefur Borgarskjalasafn ekki frekar en önnur héraðsskjalasöfn sérstakan starfsmann eða starfsmenn til að sinna ráðgjöf og eftirliti með skjalastjórn Könnun Borgarskjalasafns Reykjavíkur 6 afhendingarskyldra aðila, sem þó er hluti af skyldum safnanna samkvæmt lögum og reglum. Það er von mín að þær niðurstöður sem hér birtast geti orðið grundvöllur samstarfs allra sem að þessum málum koma og að þessi skýrsla megi verða þeim gott vegarnesti.

Svanhildur Bogadóttir, borgarskjalavörður

Þjóðskjalasafn Íslands gerði einnig sambærilega könnun og var hún höfð til hliðsjónar. Niðurstöður henar komu einnig út í sérstakri skýrslu. 

Skjalavarsla sviða, stofnana og fyrirtækja Reykjavíkurborgar 2013 Könnun Borgarskjalasafns Reykjavíkur